“Overschakelen naar het nieuwe systeem vereist voorbereiding”.

                                                                   Marc Geyzen, Administrator bij Allegro Software

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronisch factureren verplicht. Dit gaat gepaard met een andere wettelijke vereiste: alle facturen moeten via het PEPPOL-platform worden verzonden. Voor Marc Geyzen, administrateur bij Allegro Software, is het belangrijk om zich zo vroeg mogelijk op deze nieuwe bepalingen voor te bereiden.

Wat zijn de nieuwe wettelijke verplichtingen?

Marc Geyzen: “Vanaf januari 2026 moeten facturen worden uitgereikt in de vorm van gestructureerde XML-bestanden van het type UBL, en niet langer in PDF-formaat zoals nu nog het geval is. Tegelijkertijd wordt het gebruik van het PEPPOL-platform (Pan-European Public Procurement On-Line) verplicht voor het uitreiken en ontvangen van deze gestructureerde facturen. Op die manier wil de overheid haar directe controle over de facturatiestromen verbeteren en de btw recupereren die haar momenteel door de vingers lijkt te glippen. Voor bedrijven zal dit systeem het risico op fouten verminderen, tijd besparen en, omdat alles vereenvoudigd en vooraf geconfigureerd is, hen een onmiddellijk overzicht van hun boekhouding geven.”

“Dit systeem vermindert de kans op fouten,

bespaart tijd en geeft je een beter

overzicht van je boekhouding.”

Bereiden bedrijven zich voldoende voor op deze veranderingen?

M. G. : “Het is zeldzaam. We ontvangen nog steeds veel bestanden in PDF-formaat. We moeten ons echter zo vroeg mogelijk voorbereiden op de omschakeling. Je moet je klanten- en leveranciersfiches zorgvuldig instellen zodat je deze documenten kunt verzenden en ontvangen. Je moet ook wennen aan het gebruik van het platform. Mijn advies is om geleidelijk te beginnen: eerst met eenvoudige facturen, daarna met complexere taken. Het is de bedoeling dat je het systeem onder controle houdt en er meer vertrouwen in krijgt. Dat kun je niet in een paar dagen doen.”

Welke digitale oplossingen biedt uw bedrijf?

M. G.: “We bieden drie oplossingen. De eerste is Allegro Windows (POPSY), dat Citrix toepassingen gebruikt om in de cloud te werken. Zodra de licentie is aangeschaft, is de software onmiddellijk beschikbaar, met een hele reeks vooraf geconfigureerde elementen zoals het rekeningstelsel en btw-codes ; klanten profiteren te allen tijde van onze volledige ondersteuning. Als ze vragen hebben, kunnen ze per e-mail of telefonisch contact met ons opnemen. De tweede oplossing is Allegro Online, een boekhoudpakket dat rechtstreeks voor het web is ontworpen en dat we sinds 2013 gebruiken. Tot slot is Allegro Subito een gratis factureringsapplicatie, beschikbaar op smartphones en pc's, ontworpen om net als onze andere twee applicaties te werken onder de wet die van toepassing is op 1 januari 2026.”

Compliance

Vanaf januari 2026 wordt het gebruik van het PEPPOL-platform verplicht voor het uitreiken en ontvangen van XML-facturen.

                                                                               Meer weten