Codabox est une entreprise qui prend en charge l’échange d’extraits de compte électroniques (les fichiers CODA) pour ses clients. Dès le départ CodaBox assume le lourd processus administratif pour obtenir ces extraits bancaires électroniques : mandats bancaires, suivi auprès des banques, etc. Ensuite l’échange quotidien des extraits est assuré via le portail sécurisé CodaBox entre la banque, le comptable (ou la fiduciaire) et le client de ce dernier. En déposant quotidiennement les fichiers dans Allegro, ceux-ci sont disponibles pour une gestion automatique et rapide des extraits. Les financiers, les clients et fournisseurs et le lettrage des factures sont immédiatement traités. Plus besoin d’encoder manuellement chaque mouvement de chaque extrait.

Les avantages du système ?
> vous n’avez plus aucune tâche administrative à régler avec les banques ;
> les CODA sont rangés et classés de manière logique ;
> Les CODA sont aussi fournis en format PDF ;
> vous gagnez un temps considérable, fini l’encodage manuel ;
> votre comptabilité ou celle de vos clients est en permanence à jour. Plus de retard ni d’erreur.

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Le cloud computing a fait évoluer les usages au sein des entreprises et des éditeurs de logiciels. Les factures suivent ce mouvement. Et tout le monde y gagne !

La dématérialisation est l’un des visages du cloud : de n’importe quel terminal connecté à Internet, le collaborateur dispose de son application. Toute l’information est gérée et traitée à distance sur des serveurs. Le service est accessible partout dans le monde, tout le temps.

Des factures aux bulletins de paie en passant par les contrats, de plus en plus de procédures se font de manière numérique, jusqu’à la signature. C’est l’un des avantages offerts par le cloud dans les départements de comptabilité et de ressources humaines des entreprises. Les avantages sont nombreux : économiques et techniques bien sûr (plus besoin d’une infrastructure matérielle ou logicielle sur site), évolution et mises à jour sans intervention, mais aussi facturation à l’usage.

62 % des décideurs interrogés par l’institut Markess début 2015 indiquent numériser tout ou partie de leurs factures entrantes. 22 % prévoient des projets dans ce sens dans les années à venir. Pour cause ! On estime que la dématérialisation de la facturation divise par deux le coût de traitement, mais les effets positifs vont au-delà du caractère économique. Ils offrent une solution de travail plus collaborative, améliorent les systèmes d’archivage et s’affranchissent des contraintes liées au traitement manuel, de la saisie à la mise sous pli en passant par l’impression. L’objectif à terme : la suppression du papier.