Christophe, hoe hebt u de cloud in uw boekhoudpraktijk geïntegreerd?
“In juli van dit jaar werd er een nieuwe gevechtssportfederatie opgericht. Ik heb meer dan 20 jaar ervaring met boekhouden en dus is het logisch dat ik de vraag kreeg om penningmeester te worden. Ik kreeg al meteen een uitdaging van formaat op mijn bord: met welke software moesten wij de activiteiten beheren van 15 clubs die zich hebben gegroepeerd in een vzw met 250 leden? Wij zijn een kleine structuur en dus mocht het administratief beheer niet te zwaar zijn. Veel technische ondersteuning kunnen wij niet betalen. Maar wij willen wel efficiënt en vlot werken. Allegro in de cloud bleek de ideale oplossing.”

Hoe verloopt het beheer in de praktijk?
“Alle aangesloten clubs hebben hun eigen verleden, met sterk verschillende informaticaprofielen. Er zijn recente en oudere computers, Windows- en Mac-gebruikers. Toch stond het voor ons vast, dat iedereen dezelfde informatie veilig en harmonisch moest kunnen delen. Met de cloud is dat zonder meer mogelijk. Het leek ons veruit de beste oplossing.”

Jullie waren voordien niet zo vertrouwd met de cloud. Hoe is de overgang verlopen?
“Heel gemakkelijk en intuïtief. Tijdens de testfase waren veel zones beschikbaar of geactiveerd, onder andere voor de analytische boekhouding. Wij konden onze eigen parameters invoeren. Nadat wij de Allegro-gebruikslicentie hadden aangevraagd, stelden wij vast dat dossiers die wij al hadden aangemaakt, behouden bleven. De back-up is veilig en de gegevensinvoer geeft een sterk gevoel van zekerheid. Met de cloud beheren wij alles wat we nodig hebben op afstand. Dat moet ook wel in een federatie met honderden leden die soms ver van elkaar wonen. De menu’s zijn ook heel duidelijk. Er zijn waarschijnlijk andere oplossingen mogelijk, maar de cloud biedt in elk geval de beste kosten-voordelenverhouding!”

Voor een succesvolle invoering van diensten en projecten waren veel bedrijven sterk afhankelijk van hun IT-directie geworden. De cloud herstelt het evenwicht …

De cloud biedt bedrijven de kans om bepaalde technische obstakels uit de weg te ruimen, waar vroeger alleen de IT-directies goed weg mee wisten. Dankzij SaaS – tools en software in de cloud waar je alleen een webbrowser voor nodig hebt – krijgen de businessdirecties opnieuw meer greep op de bedrijfsmechanismen. Het is immers de uitgever die voor de configuratie zorgt.

Maar welk lot is er dan weggelegd voor de informaticadepartementen? Nu bepaalde taken wegvallen (zoals software installeren, configureren en onderhouden), werken zij rechtstreeks samen met de uitgevers aan de implementatie van oplossingen op de servers. Zij blijven verantwoordelijk voor de systemen en netwerken, garanderen via controles en audits dat de gevoelige en vertrouwelijke gegevens van het bedrijf goed beveiligd zijn op de servers van derden en onderhandelen over de kosten.

Zo ontwikkelt zich een nieuw trio in de informatienetwerken van het bedrijf: IT, de cloudleverancier en … human resources, dat de banden met de businessdepartementen steeds nauwer aanhaalt.